RFID檔案管理解決方案

一、項目背景

　據(jù)國家檔案局統(tǒng)計數(shù)據(jù)，截止2008年，全國檔案庫房面積為285.6萬平方米，而保存的檔案則有25284.5萬卷;還有各類聲像檔案、以磁盤光盤為載體的電子檔案、縮微膠片檔案等。而且每年各地檔案庫房還承擔著大量的檔案進館儲存任務(wù)，絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此如何更加高效的利用有限的檔案庫房資源，最大限度開發(fā)已有檔案庫房的保管能力，節(jié)約檔案庫房建設(shè)資金，成為各級檔案部門迫切需要解決的問題。另一方面，近些年隨著檔案寄存中心在各地的興起，檔案高密度存儲直接關(guān)系到寄存中心的經(jīng)濟效益和社會效應(yīng)。

² 檔案倉庫管理現(xiàn)狀：

　在檔案信息化的過程中，存在著大量的歷史紙質(zhì)檔案，并且企業(yè)的日常運作過程中還在不斷的產(chǎn)生這種檔案。這些資料對于企業(yè)來說是很重要的 企業(yè)知識，企業(yè)分析利用這些檔案的愿望是很迫切的。但傳統(tǒng)的檔案管理模式，由于占用的存放空間大，保管的成本高、保存年限短，易磨損，查找利用困難，安全性保密性不可靠， 不能滿足企業(yè)在激烈的市場競爭中高效運作和流通性的需求，RFID的應(yīng)用解決了這些問題。

² 檔案倉庫管理需求：

1. 實現(xiàn)設(shè)備進出倉庫智能化管理。

采用物聯(lián)網(wǎng)智能化感知技術(shù)，使用手持機結(jié)合固定式采集設(shè)備，對資產(chǎn)標簽進行標識。

利用智能移動終端或固定式采集設(shè)備，完成資產(chǎn)的新增、領(lǐng)用、盤點、 歸還、轉(zhuǎn)移、維修保養(yǎng)、報廢和清理等日常管理工作，高效、精確的實現(xiàn)了對資產(chǎn)全生命周期的跟蹤管理。

解決了資產(chǎn)家底狀況信息不明、盤點不清、管理信息滯后、維護管理困難等問題， 保證了資產(chǎn)的帳物相符，提高資產(chǎn)利用率，從而實現(xiàn)資產(chǎn)的信息化管理。

2. 解決設(shè)備借用、歸還監(jiān)督管理。

借用設(shè)備涉及本公司下屬施工單位也可能涉及外部兄弟單位，如何做到設(shè)備借用管理，到期跟催、歸還管理，設(shè)備當前使用狀況查詢，將提高設(shè)備使用的安全和效率。

3. 設(shè)備的維護管理信息化，做到設(shè)備到期維護提醒。設(shè)備涉及國家質(zhì)量監(jiān)督檢測、使用期限日常維護，系統(tǒng)提供日常維護報表，方便設(shè)備倉庫管理人員工作。

² 檔案庫房規(guī)劃目標：

將無線射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案管理領(lǐng)域中，充分利用自動化庫房的優(yōu)勢和無線射頻技術(shù)諸多優(yōu)點，實現(xiàn)庫房信息管理自動化和檔案入出庫作業(yè)的自動化，為提高檔案的流通效率發(fā)揮重要的作用。國內(nèi)外各個行業(yè)采用自動化倉庫的情況己經(jīng)充分證明，使用自動化立體倉庫能夠產(chǎn)生巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。

 

實現(xiàn)檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對檔案流通進行動態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID作為信息載體，對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化，從而取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯率,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對檔案管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實力。

 

目前將無線射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案庫在檔案系統(tǒng)運用較少，積累的經(jīng)驗不多，無線射頻技術(shù)結(jié)合高密度智能化檔案庫可在理論和實踐中為檔案的高密度智能儲存做有益的探索，無論是從理論上，還是在實踐中，都是一個飛躍。

二、捷友RFID檔案管理系統(tǒng)功能特點

系統(tǒng)技術(shù)特點

1.RFID檔案標簽樣式及內(nèi)容可自定義。

2.RFID檔案標簽信息個性化加密，防止重要資產(chǎn)信息泄露，強化資產(chǎn)信息的安全。

3.手持智能終端能夠獨立完成資產(chǎn)領(lǐng)用、盤點、歸還、轉(zhuǎn)移、維修保養(yǎng)、報廢等操作。

4.手持智能終端支持無線聯(lián)網(wǎng)在線工作和脫機離線獨立工作兩種工作模式，同時支持多手持智能終端同時工作，數(shù)據(jù)實時同步。

5.支持檔案按來源、部門、人員、位置、狀態(tài)進行盤點統(tǒng)計。

7.資產(chǎn)信息表格批量導入，減少人工錄入的工作量，提高工作效率。

8. 智能信息提醒功能，包括檔案歸還時間、計量時間、維修保養(yǎng)時間、報廢時間等到期提醒。  

9.報警提醒功能，檔案被非授權(quán)帶出時發(fā)出聲光報警、語音提醒、照片抓拍存檔，防止檔案非授權(quán)移動或丟失。

10.管理實時，操作快捷、簡便，日志記錄詳盡，完整的“管理鏈路”。

11.信息按級公開，權(quán)限控制嚴格，層級明確，實現(xiàn)“向上負責”；

12.自動識別、距離遠、精度高，抗干擾性能好，分析判斷智能化。

13.人員必須自覺遵從系統(tǒng)規(guī)則和操作流程，便于領(lǐng)導實時管控和檢查督促，獨特的安全信用值量化管理；人性化管理、避免沖突。

14.獨特的預警、報警功能；分布式結(jié)構(gòu)，便于組網(wǎng)、機動部署和范圍擴展。

15.模塊化設(shè)計，便于功能擴展和特殊模塊定制。

三、射頻識別技術(shù)介紹

射頻識別是一種非接觸式的自動識別技術(shù)，它通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，識別工作無需人工干預，可工作于各種惡劣環(huán)境。射頻識別技術(shù)可識別高速運動物體并可同時識別多個標簽，操作快捷方便。

射頻識別系統(tǒng)由一個詢問器（或閱讀器）和很多應(yīng)答器（或標簽）組成。射頻識別技術(shù)包括了一整套信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施，包括：射頻識別標簽，又稱射頻標簽、電子標簽，主要由存有識別代碼的大規(guī)模集成線路芯片和收發(fā)天線構(gòu)成，目前主要為無源式，使用時的電能取自天線接收到的無線電波能量；射頻識別讀寫設(shè)備以及與相應(yīng)的信息服務(wù)系統(tǒng)。

 

三、RFID檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓撲

 

四、主要技術(shù)指標及使用要求

（1）目標標簽種類

無線射頻標簽915超高頻頻段

（2）探測距離

無源RFID——超高頻——3～10m

(3) 數(shù)據(jù)傳輸方式與性能指標

無線網(wǎng)絡(luò)通信與有線網(wǎng)絡(luò)通信相結(jié)合，性能指標視網(wǎng)絡(luò)配置情況而定，系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)帶寬要求為<128kbps

(4)電磁兼容性要求

經(jīng)實驗環(huán)境和實際應(yīng)用環(huán)境測試，與現(xiàn)有經(jīng)無線電管理委員會審核的產(chǎn)品設(shè)備無沖突、無相互干擾。

(4) 環(huán)境適應(yīng)性

見下表：

	RFID	磁條	條形碼
抗污性	好	好	差
外形可塑性	好	一般	無
穿透性	好	好	無
重復使用	好	一般	無

（5）實用性

l 標簽性價比高

標簽成本符合實際用戶所能承受的范圍，且調(diào)整靈活，隨著我國加大對標簽制造業(yè)的大力扶持和眾多大型生產(chǎn)企業(yè)的加入，今后標簽價格將會更加低廉。

l 可靠性高

系統(tǒng)使用標簽符合國際標準。

l 易于維修維護

l 安全保密性

具有信息安全防護與保密手段，保證系統(tǒng)訪問、數(shù)據(jù)及通信的安全。

l 人機適應(yīng)性

易于部署、安裝簡便、操作簡單。

l 系統(tǒng)的擴充性

預留接口，可與其他標準件通過開發(fā)接口程序?qū)崿F(xiàn)互連

四、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

在原來的非Client/Server結(jié)構(gòu)模式下進行涉密載體管理系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)中，一般采用文件服務(wù)器/工作站的結(jié)構(gòu)模式，每當前臺工作站有數(shù)據(jù)請求的時候，就會打開服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫，用網(wǎng)絡(luò)將整個數(shù)據(jù)庫傳到工作站，在前臺處理完以后，再將整個數(shù)據(jù)庫傳送回服務(wù)器。這樣，聯(lián)機事務(wù)處理的響應(yīng)時間和網(wǎng)絡(luò)上的無效傳輸大大增加，從而增加了網(wǎng)絡(luò)的負擔，降低了相應(yīng)速度。影響了整個服務(wù)器的性能。

采用的Client/Server結(jié)構(gòu)，Client端只要將請求發(fā)給Server端，而Server端在處理完請求之后，只是把結(jié)果返回給Client端。實際上在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)闹挥?/font>SQL語句和結(jié)果數(shù)據(jù)。同時，Client負責友好的界面與用戶交互。而Server專門負責數(shù)據(jù)庫的操作、維護、提高了整個系統(tǒng)的吞吐量和響應(yīng)時間。在Client/Server結(jié)構(gòu)模式下進行檔案系統(tǒng)的設(shè)計具有如下一些特點。
　　1、 系統(tǒng)的聯(lián)機事務(wù)能力大大提高：采用Client結(jié)構(gòu)，使檔案系統(tǒng)合理的劃分數(shù)據(jù)和功能，均衡分配Client和Server上的負載，減少網(wǎng)絡(luò)傳輸，能為聯(lián)機事務(wù)處理提供高的事務(wù)吞吐量，短的響應(yīng)時間，并且增加用戶數(shù)量。
　　2、 系統(tǒng)的開放性和可擴充性能增強：基于Client/Server結(jié)構(gòu)的檔案系統(tǒng)采用開放的Server接口軟件，使不同協(xié)議的兩個Client應(yīng)用軟件可以通過Server聯(lián)結(jié)，使檔案系統(tǒng)的開放性和易擴充性增強。
　　3、 系統(tǒng)的安全性增強：由于采用Client/Server結(jié)構(gòu)的檔案中，數(shù)據(jù)的各種操作和維護都在Server端進行，而用戶在Client端根據(jù)授權(quán)來使用Server端的數(shù)據(jù)。這樣為數(shù)據(jù)提供了強有力的安全保證。同時，對數(shù)據(jù)的可靠性管理以及維護也帶來了方便。
　　4、 充分利用各種資源，提高了檔案系統(tǒng)的應(yīng)用開發(fā)生產(chǎn)率

四、RFID檔案管理系統(tǒng)功能

 

 

指標項	技術(shù)參數(shù)要求
軟件功能	對庫藏實體檔案實行檔案實體電子標簽化管理，實時感知、跟蹤。具有檔案信息管理、RFID信息管理、檔案庫房盤點、檔案異常移動報警等功能。
空間管理	排架管理：對庫房密集架進行初始化操作，  存址管理：提供設(shè)置檔案在排架上的存放位置信息功能，結(jié)合RFID或條形碼，對庫區(qū)、排架、現(xiàn)有檔案實體的存放位置進行初始化設(shè)置 庫房查詢：查詢某個檔案的存儲位置，也可以查詢檔案的狀態(tài)
出入庫管理	檔案出庫：對檔案實體因編研利用、整理編目、保護修復、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)工作的需要而離位情況進行管理。預留和城建檔案項目的調(diào)檔接口，支持RFID或條形碼出庫操作和圖形化下架操作。
	檔案入庫：對庫房中檔案的入庫、上架情況進行登記，結(jié)合庫房平面圖進行上架操作。利用系統(tǒng)設(shè)備進行檔案電子標簽信息采集，系統(tǒng)自動記錄檔案歸還時間和檔案信息。
	檔案移庫：對庫房中檔案存放位置的移動進行登記，結(jié)合庫房平面圖進行移位操作。
	檔案揀貨管理：系統(tǒng)可提供根據(jù)檔案借閱單進行檔案的揀貨管理。
日常管理	即時監(jiān)控：實時顯示當前進出各區(qū)域的RFID檔案信息資料，實時記錄每個區(qū)域內(nèi)，檔案等各項資源“進”與“出”的時間。
	庫房盤點：應(yīng)用集成手持或密集架RFID等盤點設(shè)備，對庫房中的各類檔案的盤點情況進行記錄和維護，可以庫房信息進行查詢和盤點，確認檔案實體的具體存放位置是否正確。
	日常檢查：記錄檔案實體狀態(tài)檢查、數(shù)量清點、位置核對等情況；可以對檔案庫房的溫度和濕度狀態(tài)進行人工登記并對所記錄數(shù)據(jù)進行分析
	庫房統(tǒng)計：對庫房和裝具的使用率、容積率以及實體檔案的保存情況進行統(tǒng)計。
權(quán)限設(shè)定	定義各角色對資源單位的使用權(quán)限，可細分到每個子功能模塊的使用。

系統(tǒng)工作流程

檔案入館

　　1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，通過RFID電子標簽打印機打印出一張電子標簽，同時將檔案信息寫入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案盒表面。

　　2、粘貼好電子標簽的檔案送至保管處進行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀卡器對檔案電子標簽進行掃描，登記入庫時間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫記錄。

檔案借閱

　　1、 借閱申請

　  通過權(quán)限分配有許可的用戶，可以通過WEB端在本地獨立網(wǎng)絡(luò)訪問軟件端的借閱申請界面，根據(jù)檔號進行借閱

    2.借閱登記

檔案借閱出庫會自動生成借閱登記記錄，借閱人，借閱時間，歸還時間等

　　3.檔案查找

　　每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請，系統(tǒng)會自動將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，工作人員按照申請記錄進行檔案查找。

　　查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對電子標簽進行掃描，完成檔案出庫登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。

　　4.檔案借出

　　保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統(tǒng)中進行電子標簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。

檔案歸還

　　1.用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標簽，登記歸還時間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時間，系統(tǒng)會自動提醒;

　　2.保管處工作人員將檔案放回指定存放地點前，要進行電子標簽掃描登記，登記入庫時間，完成登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。

檔案防盜

　  當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報，以防止檔案被毀、被盜等。

檔案查詢管理

　　用戶在有授權(quán)的終端（PC或者平板）進行登錄WEB端程序，根據(jù)權(quán)限進行檔案查檔功能操作。

檔案銷毀提醒

　　檔案的價值具有時間效應(yīng)，對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時，將保管期限寫入RFID標簽并存儲于中心數(shù)據(jù)庫中。在保管過程中，當有檔案達到保管期限時，軟件將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。

檔案盤點管理

　　采用RFID技術(shù)進行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成一項簡單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，庫房管理終端發(fā)送盤點指令到移動終端，庫房管理員根據(jù)移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標簽信息，完成一個檔案格的盤點操作，依次進行直到完成所有檔案的盤點操作。

 

使用手持機可以方便檔案庫房管理人員對檔案庫房的檔案進行標簽登記、存址發(fā)卡、檔案發(fā)卡、檔案借閱、檔案歸還、存址管理、檔案盤點、檔案移庫，日常檢查等操作，通過手持設(shè)備實現(xiàn)檔案庫房現(xiàn)場無紙化實時管理。

 

六、質(zhì)量、可靠性、維修性及標準化

硬件設(shè)備供應(yīng)商負責所有硬件質(zhì)量標準和行業(yè)標準的落實；軟件開發(fā)部門負責硬件接口與系統(tǒng)的融合，互連、互通、互操作。

售后服務(wù)的質(zhì)量保證，根據(jù)合同規(guī)定向使用方提供有關(guān)的服務(wù)，對設(shè)備在使用中出現(xiàn)的故障即使提供維修服務(wù)等。

 

8．1．1 設(shè)計質(zhì)量控制

重點對技術(shù)文件和資料、設(shè)計分析、設(shè)計輸入輸出、設(shè)計更改等環(huán)節(jié)進行控制。

 

8．1．2 開發(fā)質(zhì)量控制

     擬定實驗規(guī)范，按規(guī)定履行審批程序，逐一進行，評審過后方可實施；嚴格貫徹質(zhì)量

評審制度，認真把好質(zhì)量關(guān)，并對評審中提出的問題進行質(zhì)量跟蹤。

   

8．1．3 硬件設(shè)備質(zhì)量控制

符合國內(nèi)國際有關(guān)技術(shù)標準和行業(yè)標準，硬件供應(yīng)商應(yīng)是獲得資質(zhì)認可的代理商或有科研背景的公司。

 

8．2 可靠性、維修性控制措施

建立可靠性信息閉環(huán)管理系統(tǒng)，制定信息的收集、傳遞、反饋、分析、處理和歸檔等必要的程序和管理要求。

建立故障審查制，對系統(tǒng)研制過程中的重大故障的分析結(jié)論和糾正措施的正確性進行審查。

制定硬件控制大綱，明確各類硬件產(chǎn)品的選擇和使用要求以及質(zhì)量、可靠性和篩選等級的優(yōu)先程序制定故障報告、分析及糾正措施，以保證故障信息的正確性和完整性，及時利用故障信息對系統(tǒng)進行分析、改造，實現(xiàn)可靠性增長。

最大限度地選用經(jīng)過質(zhì)量認證并經(jīng)使用證明可靠的通用件、標準件，以獲得較好的成熟系數(shù)和可靠性。

      

8．3 標準化控制措施

擬定“檔案系統(tǒng)標準化大綱”。明確系統(tǒng)研制過程的標準化要求和各種技術(shù)文件的編制要求。

采用標準化原理、方法進行設(shè)計，以提高項目研制的通用化、系列化、組合化水平，系統(tǒng)標準化系數(shù)不低于70%。

在設(shè)計中貫徹標準化思想，大量采用標準件，減少單元品種，系統(tǒng)設(shè)計中盡量使用通用化組件，以增強系統(tǒng)組件互換性。

建立標準化檢查制度，檢查系統(tǒng)研制過程中標準化執(zhí)行情況，組織審查標準化文件，確保標準化大綱的貫徹執(zhí)行。

 

 

四、所用的主要硬件

1.工業(yè)級RFID手持終端

 

 

性能參數(shù)
處理器	四核 1.0GHz
操作系統(tǒng)	CE6.0
內(nèi)存	ROM:512MB RAM：512MB
物理參數(shù)
顯示屏幕	3.5" 320*480*800電阻 高清高亮IPS屏
電池	3.８V ４000mAH
※攝像頭	后置５00萬像素，自動對焦，LED燈
鍵盤	2４鍵（包括數(shù)字鍵，功能鍵，電源鍵，）２個自定義側(cè)功能鍵
接口	Micro USB，USB2.0，３.5耳機接口一個
通知方式	喇叭、震動
預計工作時間	正常使用8小時以上
待機時長	>200小時
環(huán)境參數(shù)
工作溫度	-10℃～50℃
儲存溫度	-30℃～70℃
靜電防護	±15kV空氣放電，±8kV直接放電
相對濕度	5%～95%RH
抗跌落高度	1.5米高度跌落混凝土地面
抗?jié)L落強度	達到0.5米范圍內(nèi)超過1000次滾落（沖擊力）
防護等級	IP65工業(yè)防護等級
數(shù)據(jù)通訊參數(shù)
WIFI	IEEE 802.11a/b/g/n
WWAN	3G /WCDMA/EVDO/TDSCDMA
Bluetooth	Bluetooth 4.0
RFID超高頻（UHF）識讀參數(shù)
模塊	基于IMPINJ R2000的讀寫模塊
天線	3dBi圓極化天線
工作頻段	840～960MHz按所需頻段定制（默認920-925MHz）
協(xié)議標準	ISO18000-6C/6B	國標GB/T 29768-2013
識別距離	最遠讀取距離為6M
條碼識讀模式參數(shù)
掃描引擎	一維激光掃描二維影像式掃描
掃描精度	1D（≥ 4 mil）                                                            2D（≥ 4 mil）
解碼能力	一維：所有主要條碼。二維：Aztec Code, Data Matrix, QR Code, Micro QR Code, MaxiCode, Han Xin Code; Postal: Intelligent Mail Barcode, Postal-4i, Australian Post, British Post, Canadian Post, Japanese Post, Netherlands (KIX) Post, Postnet, Planet Code; OCR選項：OCR-A, OCR-B, E13B (MICR)及PDF417、QR Code/Data Matrix等
標配	充電器，鋰電池，手寫筆，USB線、說明書、售后保修卡、合格證

 

2. RFID超高頻熱轉(zhuǎn)印機

指標項	技術(shù)參數(shù)要求
打印頭	懸壓式
分辨率	>=300 dpi (12 dots/mm)
打印方式	直熱/熱轉(zhuǎn)印
最大打印寬度	不小于120 mm
最大打印長度	>=2500.0 mm
操作方式	批處理模式、剝離模式、切刀模式(可選)
標準接口	串行(RS-232C),并行(IEEE 1284),USB 2.0 ,以太網(wǎng)口
閃存/內(nèi)存	不小于32 MB SDRAM; 8 MB Flash
RFID性能	MP2 RFID智能編碼技術(shù)
質(zhì)保要求	一年質(zhì)保服務(wù)

 

3. RFID超高頻讀寫器一體機

 

指標項	技術(shù)參數(shù)要求
尺寸	260MM*260MM*150MM
工作頻段	902MHz～928MHz
通訊接口	RS-232(DB9) RJ45
射頻芯片	INDY R2000
讀寫距離	>5米
符合標準	ISO 18000-6C
工作方式	外觸發(fā)控制讀卡或軟件發(fā)命令讀卡
射頻功率	0~33dbm,軟件可調(diào)
天線	9DB超高頻資產(chǎn)管理專用天線
極化方式	圓極化
工作溫度	-40-70℃

用戶案例